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審計報告揭公共圖書管理一團糟

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文:論盡採訪組

時間:2018年05月23日 11:11

審計署公佈《公共圖書館的圖書管理》衡工量值式審計報告。審計發現公共圖書館新電腦系統共有近10萬筆館藏是處於「己登錄但未完成編目及待上架」的狀態,即市民無法借閱,其中大部份維持於此狀態的館藏已超過5年或以上,個別更有17年之久。而文化局中央書庫有大量鼠糞在圖書上及走道上,審計人員告知相關管理單位,但數月後同一位置的衛生惡劣情況絲毫未改,對外判清潔公司表現未如理想但仍全數付款了事等等事實。審計署認為,這些年深日久的錯失該如何依法追究責任,如何從根本上革除固有的管理缺失,如何向公眾妥善交代圖書管理改善結果,皆是目前文化局不可迴避的問題。

是次審計於2017年3月至12月期間實地進行,主要審查文化局在取得圖書後至可供市民取閱的過程中所須執行的工作是否具有良好管理模式,並對存放於書庫的圖書是否得到妥善保存,以及是否具有良好的購買圖書準則。

審計結果顯示,截至2017年5月底,公共圖書館新電腦系統共有近10萬筆館藏是處於「己登錄但未完成編目及待上架」的狀態,其中大部份維持於此狀態的館藏已超過5年或以上,個別更有17年之久。若以現時文化局轄下公共圖書館的規模計算,此10萬筆館藏已足夠開設一間新圖書館,反映文化局未完成處理的圖書數量及閒置時間甚為驚人。在此情況下,即使文化局每年花數以百萬計的公帑不斷購入新圖書,但無法及時完全登錄處理及供讀者借閱,當積存量越大,時間越長,所浪費的公共資源亦越大。

審計報告揭露文化局中央書庫有大量鼠糞在圖書上及走道上,審計人員告知相關管理單位,但數月後同一位置的衛生惡劣情況絲毫未改,報告亦以圖片展示該書庫反覆出現牆壁滲漏水的問題,因日常維護工作尚未到位,導致館藏受損的風險遞增。審計署又在海洋書庫發現室內的空氣質量較差,瀰著難聞的霉味,而在放於書架上的圖書,皆被厚厚的灰塵覆蓋,並有大量圖書隨意堆疊於地面,卻沒有適當運用空置的書架,書庫管理不善的情況明顯。審計報告指出,文化局沒有以認真以及專業態度執行與保存館藏相關的大小事務,不僅對館藏帶來傷害,亦會導致文化局人員和讀者的健康造成不良影響。

在圖書選購準則方面,審計發現文化局花費接近8年半時間才完成編製及批准實行一份館藏政策,嚴重欠缺效率。截至審計工作完成期間,文化局始終未能提供一份已落實的館藏政策,但文化局表示參考草案的做法仍有助公共圖書館逐步與未來要落實的發展方向接軌。審計組又發現目前文化局8名選書人員所陳述的選書準則都不盡相同,近乎各有各做。此外,由於過往舊的圖書館資訊系統種種問題,不能在系統內抽取資料,所以沒有關於學科比例、語種比例的統計數據。可見,即使文化局有預期達致的館藏目標,在未有掌握館藏實際的現況下,選書人員是無法遵循預期方向進行採購。審計人員又發現文化局電系統內的數據資料並不完整,資料欄位出現空白、沒有填寫的情況,故即使文化局在系統內抽取統計數據,其統計資料亦不可信。

審計報告又揭露文化局在使用新電腦系統後,一直沒有指示系統供應商按合同所訂,執行已付費的異體格式備份程序。直到審計實地審查後,文化局才著手與系統供應商開始研究樣及何時執行異體格式備份工作。此外,文化局以舊系統老舊落後存在運作不穩定風險為由,從2010到2016年底,公共圖書館只執行了3次盤點,而且每次只盤點了一間圖書館。其後,即使新系統投入運作大半年,文化局都沒有安排盤點,直至審計署進場,文化局才於2017年初重啟盤點工作。

審計署透過綜合評論指出,文化局長期以來在整理書庫、保護藏書、定期盤點等最基本的管理工作都全面失誤,反映該局人員多年並未全面認識自身的職責,也沒有主動處理好工作上的基本事務,如非審計署開展調查,其管理階層亦對一系列日積月累的問題無知無覺。今次審計的書庫管理、盤點問題等皆持讀發生了十年,甚至接近二十年仍沒有妥善處理。審計報告探討的是過去多年來因圖書管理不善所浪費的公帑,所形成的虛耗,還有不善用政府租賃的倉庫所產的的影響,對外判清潔公司表現未如理想但仍全數付款了事等已發生的事實。這些年深日久的錯失該如何依法追究責任,如何從根本上革除固有的管理缺失,如何向公眾妥善交代圖書管理改善結果,皆是目前文化局不可迴避的問題。

從今次審計所揭示的眾多不足之處,反映表面的形象包裝固然重要,但公眾看不到內部管理工作更不容忽視。審計署希望今次的審計報告能協助相關部門下定決心根治問題,徹底進行改革,為澳門公共圖書館服的升級轉型、拓展規模奠定比較堅實的基礎。

報告較早前已呈送行政長官,公眾可於審計署網站(http;://www.ca.gov.mo)下載報告全文,或於明(24)日辦公時間到審計署免費索閱。